Créer un catalogue de matériel de location que toute l’équipe comprend

Séparer la référence, la variante et l’exemplaire

Donnez une référence stable à chaque produit que vous devez distinguer lors d’une préparation. Ajoutez les caractéristiques utiles : modèle, dimensions, couleur ou finition. Une variante ne mérite une fiche séparée que si elle change ce que le client reçoit ou ce que le préparateur doit choisir.

Pour le matériel suivi individuellement, reliez l’exemplaire à la référence commune. Une machine peut ainsi conserver son identification et son historique sans devenir un produit commercial différent à chaque exemplaire.

Rendre l’unité impossible à confondre

Précisez si la quantité représente une pièce, un lot, une caisse ou une surface. Distinguez l’unité vendue au client de l’unité utilisée pour préparer le matériel. Une caisse de verres et un verre ne doivent pas partager une quantité sans règle de conversion explicite.

Ajoutez une photo reconnaissable au dépôt, pas seulement une belle photo de mise en scène. Photographiez le détail qui différencie deux références proches et indiquez où elles sont rangées.

Décrire les accessoires sans compter deux fois

Listez ce qui accompagne le produit, puis décidez quels accessoires ont leur propre disponibilité. Un câble partagé entre plusieurs équipements ne doit pas sembler disponible dans chaque pack simultanément. Testez la modification d’un kit pendant qu’une réservation existe.

Conservez aussi les références retirées du catalogue public si elles sont nécessaires pour comprendre d’anciens dossiers. Les supprimer sans vérifier les liens peut rendre les commandes historiques difficiles à lire.

Nettoyer avant de migrer

Commencez par une famille représentative avant de reprendre tout le catalogue. Faites préparer une commande à partir de ces fiches et relevez les questions restantes. Le bon résultat est un catalogue exploitable par votre équipe ; le nombre de champs remplis n’est pas un objectif en soi.